Статьи

Основные этапы автоматизации ресторана

Чтобы предприятие эффективно использовало АС, нужно правильно подойти к ее установке с самого начала. Ниже мы предлагаем ознакомиться с основными этапами автоматизации. Каждый из них важен и взаимосвязан с другими.

Выбор поставщика услуг

Сегодня рынок АС достаточно стабилен. Существует около десятка систем автоматизации, каждая из которых установлена в сотнях предприятий. Это означает, что так или иначе любая из этих АС позволяется автоматизировать предприятие. Тем не менее, отметим несколько моментов, на которые стоит обратить внимание при выборе АС.

Выбирая систему, узнайте, в каких предприятиях вашего города она установлена. Попросите, если возможно, у владельца (управляющего, бухгалтера) такого предприятия, изложить свое мнение относительно системы. Кстати, сделать это можно и с владельцами предприятия из другого, соседнего региона.

Большинство серьезных производителей АС имеют разветвленную партнерскую сеть в регионах РФ. Обязательно уточните репутацию партнера, который предлагает вам услуги по установке АС, у производителя и владельцев других предприятий вашей или смежных сфер.

Ознакомьтесь в сети Интернет с отзывами пользователей. Посмотрите сайт поставщика, - есть ли на нем форум, в котором можно обратиться напрямую к разработчику, задать вопрос, как быстро отвечают на нем.

Разговаривая с представителями компании-интегратора, задавайте любые, в том числе, «глупые» вопросы. Если перед вами профессионал, он обязательно ответит на ваш вопрос, приведет примеры из собственной практики, даст дополнительный советы. После общения со специалистами, у вас должно остаться ощущение уверенности, что компания, в которую вы обратились, сделает свою работу грамотно и профессионально.

Выбор ответственного сотрудника

Чтобы достартовая подготовка к запуску АС прошла успешно, руководство должно делегировать опытного сотрудника, который на протяжении всего срока установки 50% своего рабочего времени будет контактировать с компанией-интегратором. Помимо контроля взаиморасчетов, он должен иметь полномочия контролировать взаимодействие персонала со специалистами компании-интегратора, вникать в технические подробности работы АС, согласовывать работы по установке оборудования и коммуникаций АС с другим технологическим оборудованием, как на этапе ремонта, так и в дальнейшем. Особенно приятно, если человек действительно радеет за результат. Тогда результат, как говориться, превосходит ожидания.

Рабочие места, локальная и электрическая сети

Пример расположения РМ показан на рисунке. Конечно, для конкретного предприятия он будет отличаться и порой очень существенно. Особенно если ресторан имеет несколько залов обслуживания.

Типовое рабочее место обычно представляет собой компьютер с установленным программным обеспечением АС. Для ввода информации в АС служит сенсорный монитор компьютера либо программируемая клавиатура. В последнем случае на клавиатуре запрограммированы основные команды, например, «Открыть новый заказ», «Напечатать марку» и т.п. В минимальном варианте такой компьютер - полноценное РМ официанта для приема и обработки заказов.

РМ кассира/администратора должно включать сервисный принтер счетов и фискальный регистратор. Последний можно не устанавливать, в случае если фискальные чеки планируется выписывать на автономной кассовой машине. Однако, выписка кассовых чеков быстрее и точнее осуществлять с помощью АС и фискального регистратора.

Для удобства работы на больших площадях можно использовать «карманные» компьютеры или КПК (карманный персональный компьютер). Справедливости ради, отметим, что работать с экраном стационарного РМ удобнее и быстрее, чем с маленьким экраном КПК. Поэтому использовать последние имеет смысл, если время на перемещения официанта между столиком клиента и стационарным РМ существенно больше, чем при обслуживании с помощью КПК.

В производственных цехах (кухне) устанавливается сервисный принтер марок, аналогичный принтеру счетов. Для оповещения официантов о готовности блюд (см. «Взаимосвязь с местами производства») дополнительно устанавливается сканер штрих-кодов.

РМ руководителя, бухгалтера, снабженца представляют собой обычные современные компьютеры, на которых устанавливается программное обеспечение АС. Для печати документов и отчетов АС необходим обычный принтер формата А4.

Современные технологии позволяют работать с АС, находясь и вне офиса. Просмотр отчетов, состояния зала и даже видеозапись проходящего в ресторане может быть доступно руководителю или собственнику из центрального офиса сети ресторанов и даже из дома.

Для базы данных АС лучше использовать сервер - отдельный компьютер, который будет «заниматься» исключительно хранением базы данных и предоставлением доступа к ней. Важно, что непосредственно на сервере никто из сотрудников не работает. Это необходимое условие сохранности базы данных и надежной работы АС.

Расположение РМ на территории предприятия нужно планировать еще на этапе ремонта, чтобы исключить монтаж локальной и электрической сетей поверх только что положенной декоративной штукатурки или обоев. Имеет смысл заранее предусмотреть расположение дополнительных рабочих мест в условиях увеличения посещаемости или количества персонала предприятия. По тем же причинам, будет логично проложить запасные кабели электро и локальной сети параллельно основным. В случае выхода из строя основного кабеля можно будет быстро перейти на использование запасного.

Технологические кабель-каналы в полу, в стенах, специальные люки в потолке - эти и другие монтажные приспособления позволяют предусмотреть быстрое и простое перемещение и подключение оборудования. Таков сегодня стандарт для европейских банкетных залов, ресторанов, корпоративных столовых.

Особо подчеркнем важность грамотной электрической сети для надежной работы АС. Во-первых, рекомендуется для всего оборудования, входящего в состав АС, прокладывать отдельную электрическую сеть. Причем, с обязательным контролем, чтобы в эту сеть не включались отопительные приборы зимой, пылесосы во время уборки помещения и т.п.

Во-вторых, важно обеспечить хорошее качество напряжения питания этой сети. Известно, что стабильность подачи электричества на многих предприятиях бывает далека от желаемой. Поэтому мощный источник бесперебойного питания на всю электрическую сеть для АС, - гарантия вашего спокойствия при любых проблемах с электропитанием.

В заключении, отметим важность профессиональной прокладки локальной вычислительной сети (ЛВС) - «артерий» АС. Собственно, говорить много не будем. Прокладывать ЛВС должны профессионалы.

Установка АС и обучение персонала

После того, как все монтажные работы проведены, наступает этап установки и настройки оборудования и программного обеспечения АС. В зависимости от величины предприятия и количества РМ данный этап занимает от одного до нескольких дней.

В течение этого периода компания-интегратор должна проверить работоспособность всей системы, - начиная от ввода заказа и заканчивая настройкой необходимой отчетности. Обязательным является настройка прав доступа сотрудников, выдача персональных карт доступа.

Очень важно за несколько дней до начала работы провести обучение персонала. Обучать сотрудников может как специалист компании-интегратора, так и более опытные коллеги, если предприятие уже работает. Важно только, чтобы обучающие были проверенные и не научили коллег «плохому». Каждый сотрудник должен определенное время посвятить работе с системой на тестовой базе данных, чтобы получить элементарные навыки работы с АС.

Запуск

В первые несколько дней жизни АС работать более комфортно, если на вашем предприятии присутствует сотрудник компании-интегратора. Он поможет избежать досадных задержек при поиске ответов на элементарные вопросы, которые поначалу будут казаться очень сложными.

Особенно важен первый день. Его нужно довести до конца. А именно - правильно «закрыть смену», снять все необходимы отчеты, сделать выгрузку данных о продажах из фронт-офисной части АС в бэк-офис. По данным АС проконтролировать основные финансовые показатели, сверить выручку в кассе с данными отчетов о продажах, посмотреть дополнительную информацию о результатах прошедшего дня.

Еще один рубеж - это первый месяц. По прошествии месяца имеет смысл вызвать специалиста компании-интегратора для помощи в «закрытии» месяца. Специалист поможет исправить возникшие в течение месяца ошибки, которые вполне закономерны при работе большого количества людей с новой технологией.

Источник: http://sb-traktir.ru