Статьи

Функциональные возможности системы автоматизации

Система автоматизации (автоматизированная система, АС) - это, прежде всего, набор возможностей программного обеспечения (ПО), которыми наделили ее разработчики. От того, насколько полно возможности ПО охватывают спектр задач предприятия, зависит эффективность АС.

Ниже рассмотрим только основные функциональные возможности современной АС, так как многие тонкости работы с системой выходят за рамки данной статьи. Кроме того, их конкретная реализация и нюансы работы у разных производителей отличаются.

Отметим также, что некоторые производители предоставляют дополнительную возможность - открытый код. Например, система «Трактиръ» позволяет IT специалистам предприятия самостоятельно наполнять программу новыми функциональными возможностями. Таким образом, руководство предприятия может творчески подходить к использованию системы, что положительно сказывается на эффективности работы. Разумеется, доступ к АС строго контролируется.

Понятия фронт и бэк офиса

Перед тем, как начать обсуждение функциональных возможностей (или проще - функционала) АС, рассмотрим понятия фронт и бэк офиса ресторана.

Фронт-офис (front-office) - часть функциональных возможностей АС, в основном относящаяся к работе в зале обслуживания: прием и обработка заказов, прием оплаты, работа с дисконтом, выписывание счетов и чеков и т.п. Во фронт-офисной части АС (или «во фронт-офисе») работают официанты, бармены, кассиры, администраторы.

Важной частью фронт-офиса является предоставление руководству отчетности по накопленным за время обслуживания, данным: выручка, средний чек, популярность товаров и блюд, посещаемость, загрузка, корректировки заказов, марочные отчеты и т.д.

Бэк-офис (back-office) - часть функциональных возможностей АС, в основном относящаяся к производственному, складскому и бухгалтерскому учету. Бэк-офис предоставляет возможности для работы бухгалтера, заведующего производством, кладовщика, руководителя. В силу особенностей современного российского ресторанного бизнеса в бэк-офисе преимущественно работают бухгалтеры предприятия.

Права доступа к АС

Разграничение прав доступа является важнейшей функциональной возможностью АС и связано с решением задачи сокращения злоупотреблений. Настройка прав доступа осуществляется в начале эксплуатации АС, но может корректироваться в дальнейшем.

Если говорить более точно, то речь идет о разрешении или запрете использования функционала АС определенными категориями сотрудников или конкретными сотрудниками предприятия.

Например, официанты могут принимать заказы, просматривать заказы (но только свои), но не могут принимать оплату. Кассиру доступен только прием оплаты по заказу, но не доступна корректировка заказа. Старший официант смены может просматривать свои и чужие заказы. Удаление блюд из заказов (и только с указанием причины удаления) доступно администратору смены и т.д.

Для доступа к работе с АС любому пользователю необходимо пройти «авторизацию» в системе. Проще говоря, - ввести пароль. Ввод пароля можно произвести вручную, либо с помощью карт доступа или других средств. Чаще всего для этих целей используются карты с магнитной полосой («магнитные» карты). Альтернатива магнитной карты - проксимити-карты, карты со штрих-кодом, авторизация по отпечатку пальца.

Абсолютно недопустимы ситуации раздачи всем сотрудникам прав администратора, передача карт доступа между сотрудниками и другие похожие действия. В подобных случаях контроль над ситуацией будет затруднен: АС зафиксирует все действия с картой, принадлежащей Иванову, но понять, был ли это Иванов или Петров с картой Иванова будет трудно. Поэтому важно, чтобы руководство внимательно относилось к разграничению полномочий.

Оформление заказа

Одна из основных задач фронт-офиса - это прием заказов от клиентов и работа в АС с принятыми заказами.

После авторизации в системе, официант формирует в АС новый заказ и вводит в него состав, подбирая блюда и товары из заранее сформированного меню. Обычно, в системе доступны следующие функции.

• Использование карты (плана) зала для быстрого ввода заказа.
• Кнопочное меню для быстрого добавления в заказ блюд и товаров.
• Добавление специфик приготовления блюда, - информации об особенностях приготовления и подачи блюда, например, говядина «с кровью» или «прожаренная», «подавать блюдо по готовности», «без соли» и т.п.
• Указание порядка подачи блюда - «мясо с рисом, котлета с картошкой».
• Учет особенностей бизнес-ланча: наборы блюд, одна и та же цена на каждый набор.
• Мгновенный поиск заказа по штрих-коду на счете.
• Указание количества гостей, возможность «пересадить» гостей с одного столика на другой, поменять официанта в заказе, объединить или разбить заказы, дозаказать блюда в существующем заказе и т.д.
• Указание причины удаления блюд из заказа после печати марок (см. «Взаимосвязь с местами производства») - обычно доступно администратору.

Список реальных возможностей при оформлении заказа может отличаться от приведенного в большую сторону ввиду особенностей построения АС различными производителями.

Каждую из перечисленных возможностей можно разрешить или запретить, используя права доступа АС.

Взаимосвязь с местами производства

После того, как заказ заполнен, с помощью АС можно отправить информацию повару - марку. Марка является полноценным документом. На основании марок можно судить о количестве приготовленных блюд и, соответственно, количестве использованных продуктов. Марки печатаются на сервисных принтерах кухни, бара или других мест производства.

Обычно марка содержит список блюд с указанием специфик и порядка подачи, данные об официанте, номер посадочного места. Некоторые АС позволяют печатать на марке штрих-код для информирования официанта о готовности блюда, подачи или всего заказа. Повар сканирует штрих-код сканером штрих-кодов, и на экране рабочей станции официанта в зале появляется сообщение о готовности блюда, подачи или заказа.

Сервисный принтер и сканер штрих-кодов - два устройства, необходимых для взаимосвязи зала и мест производства. Первое является обязательным, второе - желательным.

После печати марки заказ сохраняется в системе и любые изменения в нем также регистрируются. Например, любое удаление позиции или изменение количества блюда требует указания причины. Сохранение заказа с удаленной или измененной позицией сопровождается обязательной печатью марки об отмене блюда.

Счета, чеки, оплата

Когда посетитель просит счет, официант с помощью АС печатает на сервисном принтере «Предварительный счет» и дает его посетителю. Ознакомившись с данными в счете, посетитель может произвести оплату, либо продолжить заказ. В последнем случае, администратор системы должен отменить факт печати предварительного счета и дать официанту доступ к продолжению работы с заказом. Доступ к отмене предварительного счета официантом может привести к злоупотреблениям - скидка, которой не было, изменение количества или состава заказа и другие действия.

Регистрация оплаты сотрудником также регламентируется правами АС. Чаще права на регистрацию оплаты доступны администратору или бармену. Оплата возможна на рабочих местах АС, являющихся кассовыми. Другими словами, возможности по оплате заказов должны быть не только у определенных сотрудников, но и у определенных РМ.

Оплата может сопровождаться печатью «Окончательного счета» и кассового чека, если к РМ подключен фискальный регистратор. После оплаты заказу присваивается статус «Закрытый» и изменить его невозможно.

Следует отметить, что некоторые АС предоставляют такие возможности, как печать счетов на иностранном языке, печать штрих-кода для быстрого поиска нужного заказа в системе, разбиение и объединение заказов (счетов) и другие возможности.

Дисконтная система и программы лояльности

Как было сказано выше, карта постоянного посетителя - хорошее средство привлечения клиента. Однако, сегодня карты есть у многих и нужно как-то выделяться среди конкурентов, которые тоже могут предоставить скидку по дисконтной карточке. АС в этом случае может стать дополнительным средством для удержания клиента.

АС предоставляет очень широкий арсенал возможных условий, факторов, совокупность которых влияет на скидку для конкретного клиента или категории клиентов. Разумно воспользоваться такой возможностью по-максимуму.

Как зовут гостя, когда родился, женат или замужем, возраст детей, какой марки автомобиль, и многое другое, на основе чего можно сегментировать посетителей, нужно обязательно просить взамен карты. И, конечно же, контактную информацию. Эти данные позволят поздравить клиента с днем рождения, пригласить тех, кто любит элитный коньяк (такую информацию легко получить из системы автоматизации) на дегустацию новой марки, договориться с автосервисом о предоставлении скидки и сообщить клиенту о такой возможности. Дисконтная система хороший помощник для проявления творческого подхода. При этом, результат всегда приятен для гостей, а затраты минимальны или отсутствуют.

Собственно карты. В идеале их следует давать всем посетителям. Для начала это может быть простой бюджетный вариант вплоть до бумажного - достаточно сделать интересный дизайн. В дальнейшем можно посмотреть в АС «рентабельность» посетителей, выделить золотые и серебряные категории. Для каждой категории должна быть соответствующая ей и имиджу заведения карточка, используя которую можно работать с клиентом практически индивидуально.

Программы лояльности строятся на использовании схем скидок. Чаще всего применяют накопительные схемы, способные при каких-то определенных факторах (частота посещений, потраченная сумма) влиять на размер получаемой по карте скидки.

Более простой вариант - скидки по времени, дате, дню недели, категории клиента. Эти факторы тоже можно комбинировать.

Более сложные программы - бонусные. При приобретении товара, услуги или блюда посетитель получает бонус в виде суммы, которую он может потратить только в заведении.

Обратите внимание, скидки - это только половина дисконтной системы. Вторая полноправная часть - предоставление информации, которая позволит анализировать и вести постоянную работу с клиентами. Только в этом случае можно значительно повысить прибыльность бизнеса.

Таким образом, продуманная дисконтная политика, ее явные преимущества по сравнению с дисконтной политикой конкурентов, дисконтные возможности АС - это факторы, от которых во многом зависит победа в борьбе за посетителя.

Видеонаблюдение

Современные АС могут работать в связке с системами видеонаблюдения (СВ). Последние производят видеозапись происходящего в зале или любом другом помещении, например, кухне. Запись, конечно, храниться в цифровом виде на жестком диске видеосервера - компьютера, который управляет СВ.

При работе с АС она может посылать в СВ события-метки. Например, «печать марки», «печать счета», «авторизация пользователя» и многие другие. Как только происходит какое-то событие в АС, тут же в СВ посылается информация в виде события-метки.

События-метки как бы «накладываются» на видеозапись и в дальнейшем позволяют осуществлять поиск нужного фрагмента видеозаписи за предельно короткое время. Таким образом, очень легко найти, например, записи, на которых видны действия официанта после печати счета для клиента Иванова, действия бармена при продаже коньяка Х.О. или работа повара после печати марки по заказу №123.

Очевидно, что совместная работа систем автоматизации и видеонаблюдения позволяет сократить время на поиск нужных отрезков видеозаписи среди десятков часов. Такая возможность упростит разбор многих конфликтных ситуаций на предприятии.

Тарификация и управление электропитанием

Многие предприятия помимо стандартного обслуживания в виде продажи блюд и товаров, могут предоставлять услуги. В частности, такими услугами могут быть: игра в бильярд, доступ в Интернет, услуги сауны и т.п. Каким образом точно зафиксировать продолжительность услуги в данном случае? На помощь приходит АС.

В наиболее простом варианте стоимость услуги может быть фиксированной, например, 100 рублей в час. При вводе позиции в заказ и печати марки встроенный таймер АС начинает отсчет времени. Дополнительно, если такая возможность используется, АС может включить в этот момент нужное устройство. Например, включить свет над бильярдным столом или монитор в Интернет-кафе.

Как только время предоставления услуги истекло, свет гаснет, монитор выключается. Если посетитель хочет продолжить, ему необходимо произвести дополнительную оплату. Возможны варианты, когда отсчет времени начинается с запаздыванием. Время, через которое нужно начать отсчет, указывается в заказе.

Более сложные механизмы расчета используются, когда стоимость услуги изменяется в зависимости от времени суток и дня недели. Речь идет о работе с тарифными планами. В этом случае АС рассчитает стоимость, даже если тарифный план изменился в процессе предоставления услуги.

Контроль налива напитков

Некоторые АС предоставляют очень полезную возможность контроля налива алкогольных напитков. Всем известно, что злоупотребления на алкоголе без должного контроля порой выливаются в очень значительные суммы. Поэтому к автоматизации бара нужно относиться крайне серьезно.

В данном случае АС работает совместно со специализированным оборудованием для розлива напитков. К примеру, АС «Трактиръ: Front-Office», работает с системой розлива американской компании BERG.

Смысл работы двух систем в следующем. Во-первых, что-либо налить посетителю можно, только если в заказ добавлен продаваемый товар. Во-вторых, после налива напитка позиция автоматически записывается в заказе. Другими словами, ничего не нальешь, пока не добавишь и ничего не удалишь, если налил. Вот такой хитрый способ обмана бармена.

Преимущества подобного механизма очевидны: исключается неправильная дозировка, отсутствует подмена и разбавление содержимого бутылок. АС дает полный отчет о реализованных напитках, упрощает и ускоряет работу бармена.

Производственный учет, калькуляция

АС помогает вести производственный, товарно-материальный и бухгалтерский учет. Осуществлять приход продуктов, выписывать банковские и кассовые документы, вести взаиморасчеты с поставщиками и т.д.

В части производственного учета АС рассчитывает себестоимость блюда, производит корректировки калькуляции. В случае изменения состава блюда, предоставляет большинство регламентированных печатных форм, например: «Калькуляционная карточка - ОП-1», «Дневной заборный лист - ОП-6» и т.п.

АС позволяет рассчитать точное количество продуктов, необходимых для производства определенного количества блюд, например, при расчете банкетов и других подобных мероприятий.

Квинтэссенцией учета является сравнение учетных данных с фактическими. В АС данное сравнение осуществляется с помощью механизма инвентаризаций. АС позволяет оценить качество учета и точность работы производства, сделать соответствующие выводы и внести корректировки в работу производства или в сам учет.

Например, непроработанные калькуляционные карточки могут привести к завышению или занижению расхода продуктов в сравнении с фактическим расходом. Следствием этого могут быть излишки или недостача продуктов на кухне в сравнении с учетными данными. Последнее влечет за собой временные и финансовые потери предприятия, нарушение рабочего ритма.

АС, и грамотная работа с ней (см. раздел «Установка АС и обучение персонала») позволяет выявить указанные выше ситуации на «ранних стадиях», предотвратить нарастание комка проблем и, таким образом, контролировать работу предприятия.

Анализ работы предприятия

АС предоставляет мощную аналитическую отчетность о работе предприятия. Информация о выручке, закупках, прибыли, посещаемости, популярности товаров и блюд, лояльности клиентов, работе персонала - позволяет быстро оценить текущее состояние предприятия и отслеживать динамику работы.

Возможность получить практически любую информацию, связанную с материальными и финансовыми показателями делает систему автоматизации незаменимым инструментом в работе собственника, управляющего, администратора, бухгалтера предприятия.

Источник: http://sb-traktir.ru